Como fazer uma organização digital

Sentindo-se sobrecarregado pela desordem digital? Veja como fazer um passo a passo organize digitalmente, organize sua vida digital e reduza o estresse em e-mails, arquivos e mídias sociais.

Quando as pessoas falam sobre organização, quase sempre imaginamos coisas físicas: armários lotados, gavetas de cozinha bagunçadas ou aquela gaveta de lixo que parece multiplicar as baterias durante a noite.

Mas como alguém que ensina no mundo digital, posso garantir que espaços digitais podem tornar-se tão desordenadas – se não mais – do que as nossas casas.

Eu já vi tudo. Milhares de e-mails não lidos. Capturas de tela que você não se lembra de ter feito. Downloads aleatórios em algum lugar do seu laptop. Fotos que você pretendia organizar há três anos. Várias contas de e-mail coletando e-mails de compras que você não lê. E páginas de aplicativos que você usou há dois anos.

Nossa vida digital se acumula silenciosamente em segundo plano. Por ser invisível, é fácil ignorar. Mas o peso mental da desordem digital é real. Isso pode dificultar tarefas simples, desperdiçar seu valioso tempo e aumentar a sensação geral de sobrecarga que muitos de nós já sentimos. Sem falar no impacto ambiental para o qual o armazenamento de dados contribui.

A boa notícia: organizar sua vida digital não exige um fim de semana inteiro ou um diploma de tecnologia. Você pode fazer uma grande diferença em questão de horas. E o progresso é sempre melhor que a perfeição.

Abaixo segue um guia prático de como fazer uma organização digital para você simplificar seus arquivos digitais, limpar suas contas de e-mail e trazer um pouco mais de tranquilidade para o seu dia a dia.

Se você pretende lidar com sua desordem digital, mas não sabe por onde começar, esta postagem irá guiá-lo passo a passo. Pense nisso como um roteiro amigável para limpar seus espaços digitais: caixa de entrada, arquivos, fotos, armazenamento em nuvem e até mesmo mídias sociais.

Comece com as áreas mais incômodas e/ou fáceis de fazer em massa e vá até aquelas que você sabe que levarão mais tempo. Meu objetivo é mostrar como o princípio do Parado (a regra 80/20) pode tornar a organização do seu digital mais acessível. Além disso, estou compartilhando etapas práticas que você pode seguir imediatamente.

O que é organização digital?

A organização digital é o processo de organizar, simplificar e reduzir conteúdo desnecessário em seus espaços digitais.

Assim como a desordem física se acumula em armários e gavetas, a desordem digital se acumula em lugares como:

contas de e-mail
armazenamento em nuvem
pastas da área de trabalho
bibliotecas de fotos
aplicativos de telefone
contas de mídia social
baixa pastas
documentos salvos e arquivos digitais

Com o tempo, esse acúmulo pode tornar seus dispositivos caóticos. A procura de um arquivo leva mais tempo. Sua caixa de entrada fica repleta de boletins informativos. A tela inicial do seu telefone fica opressora. E a quantidade de tempo que você gasta procurando coisas online aumenta.

A organização digital consiste em organizar intencionalmente sua vida digital para que:

seus arquivos são fáceis de encontrar
sua caixa de entrada parece gerenciável
seus espaços digitais ficam mais calmos
você gasta menos tempo procurando coisas e mais tempo fazendo

Também está intimamente ligado à ideia do minimalismo digital – manter apenas os aplicativos, assinaturas, arquivos e contas que realmente servem à sua vida. O resultado é uma vida digital mais simplificada que realmente apoia suas rotinas diárias em vez de adicionar estresse.

Como organizar digitalmente

Etapa 1: comece com suas contas de e-mail

Sua caixa de entrada é uma das maiores fontes de desordem digital. Entre newsletters, recibos, promoções e mensagens antigas, as contas de email podem facilmente acumular milhares de emails. Uma das vitórias mais rápidas é cancelar a assinatura de e-mails que você não lê mais e reservar um tempo para excluir tópicos de e-mail desnecessários. Se você quiser um guia mais profundo, escrevi um tutorial completo sobre como limpar sua caixa de entrada do Gmail que percorre filtros, rótulos e exclusão em lote. O Gmail também agora tem uma linha “gerenciar assinaturas” na barra lateral para uma maneira fácil de cancelar a assinatura em massa!

Algumas ações rápidas para tentar:

cancelar a assinatura de boletins informativos que você não lê
arquivar ou excluir mensagens de e-mail anteriores a uma determinada data
consolide várias contas de e-mail, se possível (o encaminhamento de e-mail pode ajudar com isso)
desligue notificações de redes sociais (grupos do Facebook) ou alertas que você realmente não precisa
crie filtros para mover alertas que você precisa manter diretamente no seu arquivo

(Tenho toneladas de informações sobre como fazer tudo isso em meu curso!)

Etapa 2: organize seus arquivos digitais

Em seguida, resolva seus arquivos digitais. Muitos de nós temos anos de documentos, PDFs, capturas de tela e downloads espalhados por laptops e armazenamento em nuvem. O segredo é criar uma estrutura de pastas simples para que tudo tenha um local lógico.

Por exemplo:

Documentos
Pessoal
Trabalhar
Recibos
Fotos
Doméstico

Mova arquivos para pastas e exclua duplicatas ou itens que você não precisa mais. Se isso parecer opressor, defina um cronômetro para 15 a 20 minutos e progrida em pequenas sessões.

Etapa 3: limpar o armazenamento em nuvem

Serviços de armazenamento em nuvem como Google Drive, iCloud e Dropbox são incríveis, mas podem rapidamente se tornar um depósito de lixo. Então você acaba pagando por mais armazenamento do que precisa. A remoção de arquivos antigos pode liberar espaço de armazenamento e tornar o armazenamento em nuvem muito mais fácil de navegar.

Examine suas pastas e pergunte:

Ainda preciso deste documento?
Este arquivo está duplicado em outro lugar?
Isso poderia ser arquivado ou excluído?

Etapa 4: simplifique seus aplicativos de telefone

Nossos telefones costumam ser a parte mais movimentada de nossa vida digital. Uma tela inicial desordenada e cheia de aplicativos pode deixar seu telefone sobrecarregado sempre que você o desbloqueia. E todos os aplicativos que não estão na tela inicial simplesmente desaparecem no buraco negro que é a sua Biblioteca de Aplicativos.

Pontas:

remova aplicativos que você raramente usa (lembre-se de que você sempre pode baixá-los novamente!) de suas páginas iniciais
mantenha seus aplicativos mais usados na frente e no centro
percorra sua biblioteca e remova tudo que você não reconhece. Você provavelmente não usa!
organize os aplicativos restantes em pastas

Etapa 5: organize as mídias sociais

As redes sociais também podem contribuir para a desordem digital – não apenas visualmente, mas mentalmente. Editar seus feeds de mídia social pode fazer com que pareçam mais positivos e intencionais.

Reserve alguns minutos para:

parar de seguir contas que não inspiram mais você
silenciar contas que parecem opressoras
enquanto você faz isso, revise seu perfil e configurações de privacidade
remova aplicativos sociais que você raramente abre

Etapa 6: mantenha sua simplicidade

Organizar sua vida digital funciona melhor quando se torna um pequeno hábito, em vez de um evento anual. No meu curso falo muito sobre sistemas que preparam você para o sucesso no longo prazo, minimizando a desordem a partir de hoje. Os sistemas devem ser simples e executáveis regularmente.

Alguns hábitos fáceis de manutenção:

gaste 5 minutos arquivando/excluindo e-mails todos os dias para chegar à caixa de entrada zero
organize arquivos/fotos digitais uma ou duas vezes por mês
revise o armazenamento em nuvem mensalmente
verifique suas redes sociais algumas vezes por ano

Quer ajuda? Faça meu curso!

Se você quiser ajuda na construção de sistemas para manutenção de longo prazo, criei meu Curso de desordem digital para percorrer o processo passo a passo.

Dentro do curso, compartilho os fluxos de trabalho exatos que utilizo para organizar arquivos digitais, simplificar contas de e-mail, gerenciar fotos e criar espaços digitais que permanecem organizados por longo prazo.

Você aprenderá:

como agilizar seu endereço de e-mail e caixa de entrada
como organizar arquivos digitais e armazenamento em nuvem
sistemas para manter sua vida digital
ferramentas práticas para o minimalismo digital
estratégias que economizam uma quantidade incrível de tempo

Se seus dispositivos parecerem sobrecarregados ou sua vida digital parecer caótica, o curso irá guiá-lo na organização de sua vida digital de maneira clara e gerenciável.

Você pode saber mais e participar aqui: Curso de desordem digital. E o código ORGANIZE25 lhe dará 25% de desconto!

Lista de verificação de organização digital

Se você estiver pronto para começar, aqui está uma lista de verificação de organização digital simples que você pode salvar ou compartilhar.

Lista de verificação de organização digital

Cancelar assinatura de boletins informativos por e-mail não utilizados
Exclua mensagens de e-mail que você não precisa mais
Consolide contas de e-mail, se possível
Organize arquivos digitais em pastas
Remova arquivos duplicados do armazenamento em nuvem
Limpe sua pasta de downloads
Simplifique a tela inicial do seu telefone
Exclua aplicativos não utilizados
Revise as mídias sociais a seguir
Defina um lembrete mensal de organização digital

Organizar sua vida digital não precisa acontecer de uma só vez. Mesmo gastar um pouco de tempo organizando seus espaços digitais pode deixar seus dispositivos mais calmos e fáceis de usar. E depois que você experimenta a clareza de ter arquivos digitais organizados, uma caixa de entrada limpa e mídias sociais simplificadas, é difícil voltar atrás.

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